W życiu codziennym często musimy o coś się starać, prosić innych o zrobienie czegoś dla nas. Takie sytuacje spotykamy także podczas kontaktów z urzędami, gdy chcemy załatwić jakąś sprawę. W większości przypadków musimy napisać prośbę urzędową, czyli podanie w którym tę prośbą wyrazimy.
Wiele osób zastanawia się jak napisać podanie, aby zostało ono rozpatrzone po naszej myśli. Na to patentu nie ma, ale można nauczyć się pisać podania tak, aby urzędnicy zawsze się nimi musieli zająć i na nie nam odpowiedzieć.
Podanie powinno mieć następujące części, czyli wyznaczniki:
1. Oznaczenie miejsca i daty.
Zapisujemy to zazwyczaj w prawym górnym rogu. Nie jest wielkim błędem umieszczenie nazwy miejscowości i daty na końcu pisma, na dole kartki w lewym dolnym rogu.
2. Podanie danych nadawcy, czyli autora podania.
To jest niezbędne, jeśli nasze podanie ma być skuteczne. Jeśli nie będzie danych osobowych oraz adresu, urzędnicy nie rozpatrzą podania w ogóle. Obok danych osobowych i adresowych warto podać dane do kontaktów telefonicznych lub mejlowych – mogą być przydatne, gdy urzędnik badający naszą sprawę będzie potrzebował dodatkowych informacji.
3. Oznaczenie adresata prośby.
Adresat prośby to konkretna osoba, stanowisko urzędnicze lub nazwa instytucji. Jeśli kierujemy podanie do konkretnej osoby i znamy jej imię i nazwisko, to trzeba tak napisać. W przypadku podań niespersonalizowanych zapisujemy w tym miejscu nazwę stanowiska lub urzędu.
Dane adresata umieszcza się na środku kartki z przesunięciem w prawo.
4. Treść zasadnicza, czyli przedstawienie prośby.
W tym miejscu w możliwie krótki, precyzyjny, bardzo rzeczowy sposób przedstawiamy naszą prośbę. Prośby urzędowe nie powinny zawierać zbyt wielu zwrotów grzecznościowych, ozdobników słownych, wulgaryzmów, czy innych słów nacechowanych emocjami. Krótkie opisanie sprawy z powołaniem się na podstawę prawną wraz z podaniem oczekiwanego przez nas sposobu załatwienia sprawy daje duże szanse, że czytający nasze pismo urzędnik potraktuje sprawę poważnie i zajmie się nią właściwie.
5. Podpis.
Podanie należy opatrzyć własnoręcznym podpisem. Przed nim warto umieścić formułkę grzecznościową typu: „z poważaniem”, „z wyrazami szacunku”.
